Sollte die Satzung vorsehen, dass nur Mitglieder Vereinsämter bekleiden können?

Es kommt darauf an.

Bei Vorstandsmitgliedern ist dies zu empfehlen, da diese ja nach außen auftreten. Die sonst theoretisch bestehende Möglichkeit, dass auch Nichtmitglieder im Verein aktiv werden, könnte zu gewissen Spannungen führen. Wer sich mit dem Verein so wenig identifizieren kann, dass er nicht einmal Mitglied werden will, sollte diesen Verein nicht in der Öffentlichkeit vertreten.

Bei reinen Funktionsämtern wie bspw. dem Vereinsschiedsgericht scheint es dagegen nicht notwendig. Hier schadet eine gewisse Distanz zum Verein auch nicht unbedingt.

Bei den Kassenprüfern ist ein gewisser Grenzfall gegeben: Einerseits sollen diese auch nicht zu sehr mit dem Vorstand, den sie kontrollieren müssen, „verbandelt“ sein, anderer haben sie Einblicke in die Finanzen und sollten jedenfalls Vertrauen genießen.

Wie sollte die Satzungsregelung bzgl. zusätzlicher Organe erfolgen?

Die Satzung muss bei zusätzlichen Organen alle wichtigen Regelungen selbst treffen, da das BGB insoweit keine Vorschriften enthält, auf die man zurückgreifen kann.

Insbesondere sollte geregelt werden:

  • die Kompetenzen des Organs
  • die Zusammensetzung des Organs
  • die Einsetzung oder Wahl der Mitglieder des Organs
  • die Amtszeit der Mitglieder
  • Einberufung, Vorsitz und Beschlussfassung des Organs (hierbei empfiehlt sich ein Verweis auf die Vorschriften für den Vorstand)

Können Nachrückregelungen im Vereinsregister eingetragen werden?

Viele Vereine möchten prinzipiell nur durch eine Person (den ersten Vorsitzenden) vertreten werden. Sofern dieser aber ausfällt oder zumindest kurzfristig verhindert ist, soll ein anderes Vorstandsmitglied (der zweite Vorsitzende) an seine Stelle treten. Eine derartige Regelung ist normalerweise nicht im Vereinsregister eintragbar, da sie nicht die notwendige Klarheit besitzt. Denn für einen Außenstehenden ist es nicht nachprüfbar, ob der erste Vorsitzende wirklich verhindert ist; er weiß also nicht, wer den Verein nur gerade vertreten darf.

Behelfen kann man sich dadurch, dass man den gesamten Vorstand in Einzelvertretung eintragen lässt. Damit kann zunächst einmal jedes eingetragene Vorstandsmitglied rechtlich bindend für den Verein handeln. In der Satzung legt man dann – ohne Außenwirkung – fest, dass der zweite Vorsitzende nur bei Verhinderung des ersten handeln darf. Damit erreicht man genau die Lösung, die man will. Allerdings muss man Vertrauen in die weiteren Vorsitzenden haben, dass diese von ihrer Vertretungsmacht nur dann Gebrauch machen, wenn tatsächlich die Verhinderungsfall gegeben ist.

Braucht es einen Notvorstand, wenn sich ein Vorstand weigert, eine bestimmte Handlung vorzunehmen?

Nein, in diesem Fall kann kein Notvorstand bestellt werden. Denn der Vorstand ist ja immer noch im Amt, er handelt nur in anderer Weise als sich das bestimmte Mitglieder vorstellen. Diese Mitglieder müssen dann einen Beschluss der Mitgliederversammlung herbeiführen, um eine entsprechende Weisung zu erteilen.

Wann muss ein Notvorstand eingesetzt werden?

Gemäß § 29 BGB ist ein Notvorstand notwendig, „soweit die erforderlichen Mitglieder des Vorstands fehlen“. Dies bedeutet aber nicht etwa, dass jedes ausscheidende Vorstandsmitglied sofort durch das Amtsgericht ersetzt werden müsste. Vielmehr bezieht sich diese „Erforderlichkeit“ auf die satzungsgemäße Vertretungsregelung.

Ist dort Einzelvertretung vorgeschrieben, sodass jedes einzelne Vorstandsmitglied den Verein vertreten kann, so braucht es den Notvorstand erst, wenn kein Vorstandsmitglied mehr vorhanden ist. Sieht die Satzung dagegen vor, dass der Vorsitzende zusammen mit einem Stellvertretenden Vorsitzenden handeln muss, ist der Vorstand handlungsunfähig, wenn der Vorsitzende oder alle Stellvertretenden Vorsitzenden aus dem Amt ausscheiden.

Was ist die Entlastung des Vorstands?

Die Entlastung des Vorstands ist ein standardmäßig hinzugefügter Tagesordnungspunkt für die turnusgemäße Hauptversammlung, also in aller Regel die jährliche Mitgliederversammlung. Häufig wird die Entlastung so verstanden, dass man dem Vorstand für seine Arbeit dankt und diese nachträglich absegnet.

Tatsächlich ist die Wirkung der Entlastung aber viel weitreichender und hat einen rechtlichen Charakter: Sie ist ein Anerkenntnis, dass keine Schadenersatzansprüche des Vereins gegen den Vorstand bestehen, also faktisch ein Verzicht auf diese.

Die Entlastung sollte daher stets nur soweit erfolgen wie man diese guten Gewissens erteilen kann – was häufig schwer zu beurteilen ist.

Was ist eine Vertreterversammlung?

Vor allem in sehr großen Vereinen (hunderte bis tausende Mitglieder) wäre es aufwändig und teuer, diese alle persönlich einzuladen und entsprechende Räumlichkeiten für die Mitgliederversammlung anzumieten. Daher gibt es die Möglichkeit, anstelle der Mitglieder- eine Vertreterversammlung als höchstes Organ einzurichten. Diese kann dann über alle im Gesetz der Mitgliederversammlung vorbehaltenen Aufgaben entscheiden, also bspw. den Vorstand wählen, den Haushalt genehmigen und die Satzung ändern. Falls man nicht so weit gehen will, kann man ihr auch nur einzelne Aufgaben übertragen.

Die Vertreterversammlung muss per Satzung eingerichtet und zumindest grob skizziert werden. Gewählt wird die Vertreterversammlung durch eine Mitgliederversammlung. Diese kann also nicht völlig abgeschafft werden; das wäre aber auch schwer denkbar, denn zum einen müssen die Mitglieder Mitbestimmungsrecht haben, zu anderen kann sich die Vertreterversammlung ja nicht selbst wählen.

Wohl unzulässig ist die pauschale Formulierung, der Vorstand stelle zugleich die Vertreterversammlung dar, da damit zu viel Macht bei einem Gremium konzentriert wird, das sich im Wesentlichen nur noch selbst kontrolliert. In vielen Vereinen findet sich diese Regelung trotzdem, was im Konfliktfall enorme Probleme und Rechtsunsicherheiten bedeuten kann.

Die Regelungen zur Vertreterversammlung in der Satzung müssen äußerst gut überlegt werden und bedürfen intensiver Recherche.

Wie vertritt der Vorstand den Verein?

§ 26 Abs. 2 BGB sagt:

Besteht der Vorstand aus mehreren Personen, so wird der Verein durch die Mehrheit der Vorstandsmitglieder vertreten.

Diese Regelung ist eher ungünstig, da damit immer mehrere Personen gemeinsam handeln müssen. Formalistisch gesehen müssten dann z.B. immer drei von fünf Vorstandsmitgliedern gemeinsam zum Getränkehändler gehen und einen Kasten Mineralwasser für das Vereinsfest kaufen. Realistisch gesehen ergibt sich diese Problematik aber zumindest für bedeutendere Geschäfte wie die Einrichtung eines Bankkontos oder die Reservierung von Räumlichkeiten.

Noch extremer ist die Gesamtvertretung, bei der immer alle Vorstandsmitglieder zugleich handeln müssen.

In der Praxis wird gern die Option der Einzelvertretung gewählt, die es jedem Vorstandsmitglied selbstständig erlaubt, für den Verein zu handeln. Hier besteht aber das Risiko nicht genehmigter Transaktionen – sei es nun versehentlich oder absichtlich – entgegen der Satzung und der Beschlusslage, die aber nach außen voll wirksam sind.

Aus diesem Grunde sollte die Regelung der Vertretungsmacht in der Satzung mit sehr viel Bedacht geplant werden. Die gesetzliche Regelung sowie standardisierte Mustersatzungen gehen häufig an den Interessen des einzelnen Vereins vorbei.