Wie führt man Mitgliederversammlungen in sehr großen Vereinen durch?

Auch in großen Vereinen sind Mitgliedervollversammlungen grundsätzlich möglich. Viele Mitglieder erscheinen erfahrungsgemäß ohnehin nicht. Trotzdem stellt eine große Zahl an Anwesenden ein erhebliches Problem für die Organisation, Diskussion und Beschlussfassung dar.

Daher ist es möglich anstelle der Mitgliedervollversammlung eine Vertreterversammlung zu installieren. Diese Art „Ausschuss“ trifft dann alle Entscheidungen, die nach dem Gesetz der Mitgliederversammlung obliegen. Die Wahl dieser Vertreterversammlung erfolgt entweder durch eine Mitgliedervollversammlung (die dann entsprechend seltener stattfindet, häufig nur alle vier Jahre) oder durch regional getrennte Versammlungen, bei denen die Mitglieder aufgeteilt nach Stadtvierteln, Gemeinden, Landkreisen etc. ihre jeweiligen Vertreter wählen.

Was ist eine Vertreterversammlung?

Vor allem in sehr großen Vereinen (hunderte bis tausende Mitglieder) wäre es aufwändig und teuer, diese alle persönlich einzuladen und entsprechende Räumlichkeiten für die Mitgliederversammlung anzumieten. Daher gibt es die Möglichkeit, anstelle der Mitglieder- eine Vertreterversammlung als höchstes Organ einzurichten. Diese kann dann über alle im Gesetz der Mitgliederversammlung vorbehaltenen Aufgaben entscheiden, also bspw. den Vorstand wählen, den Haushalt genehmigen und die Satzung ändern. Falls man nicht so weit gehen will, kann man ihr auch nur einzelne Aufgaben übertragen.

Die Vertreterversammlung muss per Satzung eingerichtet und zumindest grob skizziert werden. Gewählt wird die Vertreterversammlung durch eine Mitgliederversammlung. Diese kann also nicht völlig abgeschafft werden; das wäre aber auch schwer denkbar, denn zum einen müssen die Mitglieder Mitbestimmungsrecht haben, zu anderen kann sich die Vertreterversammlung ja nicht selbst wählen.

Wohl unzulässig ist die pauschale Formulierung, der Vorstand stelle zugleich die Vertreterversammlung dar, da damit zu viel Macht bei einem Gremium konzentriert wird, das sich im Wesentlichen nur noch selbst kontrolliert. In vielen Vereinen findet sich diese Regelung trotzdem, was im Konfliktfall enorme Probleme und Rechtsunsicherheiten bedeuten kann.

Die Regelungen zur Vertreterversammlung in der Satzung müssen äußerst gut überlegt werden und bedürfen intensiver Recherche.

Welche Organe hat der Verein?

Gesetzlich vorgesehen sind nur die Mitgliederversammlung und der Vorstand. Um diese beiden Organe kommt man auch nicht herum, man kann also nicht per Satzung bestimmen, dass bspw. die Mitgliederversammlung die Aufgaben des Vorstands wahrnimmt.

Daneben ist es aber möglich, weitere Organe, zum Beispiel einen erweiterten Vorstand (der nicht Vorstand im Sinne des BGB ist), einen Vereinsausschuss oder Fachgremien einzurichten.

Zuständigkeiten der Mitgliederversammlung können auch an eine Vertreterversammlung abgegeben werden, die durch die Mitgliederversammlung gewählt wird.

Sollten Sie zusätzliche Organe oder die Einrichtung einer Vertreterversammlung planen, ist aber zuvor anwaltliche Beratung zu empfehlen, damit Sie hier keien Konstruktion wählen, die die Vereinsarbeit unnötig erschwert.